13 Yaygın ERP Hatası ve Bunlardan Kaçınmanın Yolları

ERP sistemi implementasyonu, bir IT biriminin üstlenebileceği en pahalı , zaman alan ve karmaşık görevdir.Gecikmeler, hesapta olmayan masraflar her köşebaşına gizlenmiş olarak beklerler.  Maliyetli hatalardan korunmanız için CIO.com , IT yöneticilerine ,ERP tedarikçilerine ve teknoloji danışmanlarına ERP korku hikayesine dönüşmesinden kaçınmanın yollarını sordu,

Yüzlerce,binlerce dolardan milyon dolarlara varan maliyeti, yüzlerce adam gün gerektiren uygulama süreleri ile ERP sistemleri büyük para, kaynak ve zaman yatırımlarıdır. Başarılı bir ERP uygulaması şirketinizde iş akışlarının daha düzgün akmasına  ve masrafların azalmasına neden olur, ama kötü uygulanmış ERP, şirketlere düşük üretkenlik ,gecikme ve masraf getirir.

Erp uygulumanızın başarılı olduğundan emin olmanız için ,ya da potansiyel problemleri minimize etmeniz için CIO.com bir çok Erp uzmanı(IT yöneticileri,danışmanlar ve ERP tedarikçileri) ile görüştü ve onlara şirketlerin ERP ile ilgili yapmış olduğu en yaygın hataları , kaçınma yollarını ve nasıl çözüldüğünü sordu.  En yaygın 13 hatayı ve çözümlerini aşağıda bulabilirsiniz.

ERP Hatası #1 : Kötü Planlama , Sage Genel başkanı ve Orta Ölçekli Erp Marketi  Ürün Müdürü Erik Kaas,’ ERP projenizin başarıya ulaşmasını istiyorsanız planlama kesinlikle çok önemli, Erp ile bir anda kanatlanmak mümkün değildir.’ diyor.VAI şirketinde CIO ve Orta ölçekli şirkeltelere Erp yazılım ve çözüm sağlayıcısı Kevin Beasley, bu düşünceye katılıyor. ‘Çoğu şirket Erp yazılım değerlendirmesine başlarken yeterli ölçüde planlama yapmıyorlar.’ ‘Bu da yolun devamında karışıklığa neden oluor çünkü mevcut durumlarını ve iş verimini nasıl maximize edeceklerini anlamamış oluyorlar.’

Bu hatayı çözmek için, erp sistemlerini seçmeden önce şirketler tüm prosesleri ve politikaları ile ilgili bir iç denetçi ile çalışmalılar.Ayrıca , Beasley ilgili taraflardan oluşan karışık bir ERP Geliştirme takımı kurulmasını öneriyor.Eğer şirketinizi ERP sistemini yürütebilecek kadar yeterli görmüyorsanız, kendi sektörünüzde ERP implementasyon tecrübesi bulunan ERP Danışmanlarını işe almayı düşünebilirsiniz.

  ERP Hatası #2 : Deneyimsiz ERP Tedarikçileri , İş süreçlerini iyileştirme alanında çalışan bir firma olan Casemore&Co Başkanı ,Shawn Casemore, ‘Çoğu müşteriler, ERP tedarikçilerinin satış departmanı tarafından ‘satın alınmışlardır’, ancak implementasyon tamamlandığında sistem fonksiyonelliğinde kısıtlar, düşük kapasite ve iç çalışmalar üzerindeki etkileri karşısında şaşkınlık yaşarlar.’ diyor. Yazılım sağlayıcısından, sizinle aynı sektörden ,görüşebileceğiniz ve yazılım hakkında bilgi alabileceğiniz en az üç isim isteyiniz ve ardından o isimleri arayarak,programın özellikleri, fonksiyonelliği ve zorlukları üzerine fikir alınız. Eğer sağlayıcı size en az üç isim veremiyorsa ( ya da vermiyorsa) hemen oradan uzaklaşın, tabi bir kobay faresi olmak istemiyorsanız.

 ERP Hatası #3: Temel özelliklerin anlaşılmaması veya kullanılmaması. Bir iş danışmanlığı ve teknoloji çözümleri şirketi olan MorganFranklin firmasının genel müdürü, John Hoebler “Yıllık ERP anketimizde, katılımcıların sadece %46 sının kendi ERP sistemlerinde kullandıkları özellikleri tamamen bildikleri sonucuyla karşılaştık, milyonlarca şirketin (kendi ERP sistemlerine), yatırım yaptığını göz önünde bulundurursak bu şok edicidir. Özellikler bilinmezse şirketler, iş süreçlerini otomatikleştirmek, çalışmaları daha hızlı tamamlamak ve iş hedeflerini karşılamak için fırsatları kaçırırlar.” Ayrıca “Versiyon yükseltmeleri, geliştirmeler ve bakım  daha maliyetli ve daha az başarılıdır.” diyor

Bu sorunu çözmek için, Hoebler, hangi özelliklerin kullanıldığını ve en yararlı olanları belirlemek için tüm özellikleri içeren, kullanımı takip edilen  ve belirli aralıklarla gözden geçirilen ana bir liste oluşturmayı öneriyor. “Bu bilgi kataloğu(sonrasında) yeni çalışanları eğitmek, test scriptleri yazmak ve denetimi, uyumluluğu ve raporlama gerekliliklerini desteklemek için kullanılabilir.” diyor.

ERP Hatası #4:Gereken zamanın ve kaynakların küçümsenmesi. e2b teknologies’in pazarlama müdürü, James Mallory  “Tüm şirketler, yeni ERP sistemi implementasyonu için gereken zamanı ve kaynakları fena bir şekilde küçümsüyor.” görüşünü savunuyor. Gerekli süreyi nasıl hesaplayabilirsiniz? “ Gereken zaman yazılımın maliyetinin 100 e bölümüyle tahmin edilebilir.” Diye açıklıyor. “Örneğin, 20.000$ lık bir yazılımı, sertifikalı danışman kullanarak hayata geçirmek, yaklaşık olarak 200 adam-saat veya 5 hafta sürecektir. Eğer en az profesyonel yardımla, kendi kendinize uygulamayı planlıyorsanız,bu sayının iki katıdır.” Ayrıca, Mallory dedike kaynak olarak atanmış bir proje yöneticisinin önemini vurguluyor.

ERP Hatası #5: Takımda, başından beri doğru insanların olmaması. Beasley “Çoğu zaman, kuruluşlar ERP implementasyonlarının en başında doğru insaları bir araya getirmez.” diyor ve bu noktaya dikkat çekiyor ,“ERP uygulaması bir kurumun üstlenebileceği en büyük projelerden biridir ve dolayısıyla hatalar olabilir ve eğer karar verme sürecinin tüm adımlarında doğru taraflar yer almazsa, planlar yoldan çıkabilir.” Örneğin bir çok kuruluş, kurumdaki finanstan, süreç yürütmeden, imalattan, satın almadan, depodan ve ayrıca IT’den key kullanıcıları bir araya getirmektense, yönetici onayını almaya odaklanıyor.Bu durumda ne zaman yararlı olur?: ERP uygulamasına en başından aktif olarak bağlı, doğru kullanımı ve doğru sonuç alımı için yatırım yapan çalışanlar bulunduğunda.

ERP Hatası #6: Önceliklerin belirlenmemesi. Realization firmasının bir proje yönetim uzmanı olan başkan yardımcısı, Yoav Ziv “Bir ERP sistemi uygulanırken, yapılabilecek tek ve en önemli şey gecikmeleri azaltmak ve tamamlanma zamanını  hızlandırmak için çoklu görevleri azaltmaktır.” diyor. ”İnsanlar birden fazla görevde zorlandığı zaman çok yavaş çalışırlar ve sık sık vites değiştirirler.” görüşünü savunuyor. Bu nedenle, öncelik sistemi oluşturma , IT yöneticileri için öncelikli olmalıdır. “ Öncelik sistemi sadece hangi görevin ne zaman yapılacağını belirtmemeli, aynı zamanda öcelik sırasına göre hangi sorunların çözülmesi gerektiğini belirtmelidir”diyor. Ayrıca, “ ERP implementasyon yöneticisi sorun çözme prosesini titizlikle uygulamalıdır ve sinyalini aldığında sorunu bir an evvel çözmek için harekete geçmelidir.

ERP Hatası #7: Eğitim ve değişim yönetimine yatırım yapılmaması Kaas “Doğru eğitim eksikliği ERP projelerinin başarısız olmasının en yaygın sebeplerinden biridir ve çalışanların yeni sisteme ısınamamasına yol açabilir çünkü sistemi anlamamışlardır.” diyor. Oracle’ın JD Edwards ürününde ERP yazılım uzmanı olan GSI başkanı ve CEO'su Kevin Herrig “Emin olun sistem hayata geçmeden önce çalışanların yeni sisteme alışmak için bir şanslarının olması ERP başarınızda harikalar yaratacak” diye ekliyor.” Kullanıcılarla eğitim yapmaya ve sık iletişim kurmaya öncelik vermezseniz, sonunda Excel’in en pahalı versiyonuna sahip olursunuz.”

ERP Hatası #8 Doğru datanın önemini küçümseme: ERP sisteminiz içindeki data kadar iyidir.  Döküman yönetimi  ve iş akış çözümleri sağlayıcısı olan iDatix’in profesyonel hizmetler direktörü, Martin Levesque’a göre eğer ERP implementasyonunuzun başarılı olmasını istiyorsanız, uygun programlama şarttır ve hata ihtimalini en aza indirmek için prosedürel(yöntemsel) parametreler en başında doğru kurgulanmalıdır.

ERP Hatası #9 ERP sisteminin herşeyi karşıladığını düşünme: Bir websitesi geliştirme şirketi olan NetFoliage’in  yazılım mimarı olan Akan Iza “ERP sistemi ne kadar güçlü ve esnek olursa olsun tüm iş mantığını barındırmayacaktır.”. “ERP implementasyonları sırasında yapılan en yaygın hatalardan biri, uygulamanın iş sürecinin tümüne uygun olduğunu düşünmektir.” Bu maliyetli hatadan kaçınmak için şirketler değer zinciri optimizasyonu ve maliyet takibi adına ERP implemente etmelidirler. Harici herşey ikincil hedef olmalıdır.

ERP Hatası #10  Eski programı kullanımdan kaldırmama:Application Modernization & Optimization at Accenture’ın başkanı, John Picciotto “Eğer kurumlar implementasyon anında diğer uygulamaları devreden çıkarmak için çalışmıyorsa, sonuç tüm eski uygulamarıyla bekleyen bir ERP olur.” görüşünü savunuyor.”Amaç, iş akışını hızlandırmak, maliyet ve gereksiz harcamaları azaltmak için bir ERP sistemi sahibi olmak iken, sonuçta, bakım , destek, donanım , versiyon yükseltimi , ana program dışında arayüzleri için para ödediğiniz farklı bir yazılıma sahip olmanızdır.

ERP Hatası #11 Aktif bir yük testi ortamının olmaması: Herrig “Bir kaç test kullanıcısını dikkate alarak doğru sonuçlar elde edilemez. Değişikliklerin gerçek etkilerini görmek ve masraf oluşturan çalışılmayan zamandan kaçınmak için iş yükü doğru simule edilmeli.” diyor.

ERP Hatası #12 Üçüncü şahıs destek alternatiflerinin görmezden gelinmesi: Fortune 1000 işletmeleriyle çalışan IT harcama yönetimi danışmanı, NPI’ın CEO‘su Jon Winsett “Bakım fiyatları tüm zamanların en yüksek oranlarında olmasına rağmen bir çok şirket yüksek kaliteli satış desteğinde ısrarcı ve bu hizmeti aynı düzeydeki üçüncü şahıs destek sağlayıcısından da alabilirler.” diyor. “Şirketler destek aldıkları şirket ile çalışan karma hizmet sağlayıcıları ya da bu tip şirketlerden tamamen bağımsız çalışan hizmet sağlayıcı seçeneklerini  araştırmalıdır.Bir üçüncü şahıs destek alternatifi destek maliyetini %30 ila 50 oranında düşürebilir.”diyor.

ERP Hatası #13 Bir bakım stratejisinin olmaması: SAP America, Inc. ‘nın Kuzey ve Latin Amerika,Upgrade Ofisi başkan yardımcısı, Marco Valencia “Koruyucu bakım almayan müşteriler, ERP yatırımlarının tüm avantajlarından yararlanamaz ve paralarını koruyamazlar. Dahası bakım uygulanmayınca, iş sürecindeyken sistemleri hızlı bir şekilde eskiyecek(teknik açıdan).” diyor. “Potansiyel sorunları önlemede uygulanan değişikliklerle çekirdeği güncel tutmak önemlidir ve kurulum teknolojisindeki gelişmelerle, müşteriler artık destek paketlerini implemente ederken sınırlı bir aksama yaşar.

ERP uygulamasından ne bekleyebilirsiniz?

 

ERP projesi yapan şirketler hangi niyetle bu işe başlarlar, işin bu kısmına girmeyeceğim. Ancak ne elde edebileceğiniz konusunda yapılan çalışmaları sizlere özetleyebilirim. Yapılan çalışmalar genellikle ABD kaynaklı, umarım bir gün ülkemizde de benzerleri yapılır …

1. Toplam envanterin azalması % 3 – % 24 arası
Diğer bir deyimle en kötü netice % 3 azalma en iyisi ise % 24. Azalmanın yanısıra muhtemelen stok karışımında da iyileşme olmuştur, diğer bir deyim ile arananın bulunma ihtimali de yükselmiştir.

2. Stok Kayıt Doğruluğunda % 90 – 97 aralığı
Bu çok önemli bir konu, bildiğiniz gibi bu konuda seminerlerde veriyorum. Stok Kayıt Doğruluğu sağlanmadığı takdirde zaten hem malzeme planlama hem de günlük yönetim çok ağır darbe yer. Aksayan üretim, fazla / eksik satınalma, düzensiz sevkiyatların oluşmasına yol açar. Dünya ölçeğinde alt limit % 95′tir, araştırmada 5 şirketten birinin %97 tutturduğu (% 20’si) görülmüştür. Şirketlerin % 30′u doğruluk oranında limitin altında kalmışlar ve % 90 değerine ulaşabilmişler, geriye kalanlar ise (% 50) % 94′e ulaşarak sınıfı geçmiş gibi olmuşlar.

3. Dönem kapatma süresi 3 – 7 gün arası
Ay sonu kapatma işlemleri açısından bakıldığında başarılı ERP kullanıcıları 3 gün civarında biten ayı kapatabiliyor, en kötü kullanıcılarda 7 gün içinde.

4. Üretim planına uyumluluk % 73 – % 96
En kötü değer yapılan plana % 73 uyumluluk, diğer bir deyimle üretim emirlerinin % 73′ü planlanan tarihte bitiyormuş. En başarılı grup ise % 96 uyumluluğa sahip. (Bu değer % 95 ve üzerinde olduğunda A-Sınıfı olunuyor)

5. Zamanında sevkiyat % 84 – % 98
Gelelim sonuçları en ağır olan konuya. Başarılı kullanıcılar % 98 oranında teslim tarihlerine uyum sağlıyorlar, yani 100 satır siparişin 98 satırı teslim tarihine uyumlu sevk edilmiş. Bu alanda kötü sonuç ise % 84 olmuş.
Bunlar gerçek sonuçlar, şimdi siz de kendi sonuçlarınızı düşünün, tartışın. Ölçümlerin nasıl yapılacağı hakkında sorularınızı bana yönlendirebilirsiniz. Burada yayınlanmasını uygun gördüğünüz tecrübeleriniz var ise benimle paylaşmanızı umuyorum.

http://www.cengizpak.com.tr/erp-uygulamasindan-ne-bekleyebilirsiniz/

ERP sizi değiştirmek istiyor, peki siz istiyormusunuz ?

ERP, şirketleri, çalışanlarını ve iş ortaklarını iş yapma yöntemlerini yeniden düşünmeye, değişiklikler yapmaya çağırır ama insanların çoğu yıllardır izledikleri yolu değiştirmekten pek de hoşlanmazlar. ERP projelerinden umulan faydayı geciktiren sebeplerden biri de budur.
ERP projelerinin yarısı yazılım ise diğer yarısı bu değişimi yönetmek ve gerçekleştirmektir. Eğer ERP yazılımını etkin sipariş alma, imalatı yönetme, zamanında sevkiyat, doğru bilginin firma içinde hızlı gezinmesi için kullanırsanız size fayda sağlayacaktır. Ancak ERP yazılımını kurarken kendi iş yapma biçiminizin olabilecek en iyi yol olduğunu, yazılımın buna ayak uydurması gerektiğini düşünür ve süreçlerinizin arasından gerekenleri değiştirmeyi hedeflemezseniz elde edebileceğiniz sonuçlara muhtemelen ulaşamazsınız.

http://www.cengizpak.com.tr/erp-sizi-degistirmek-istiyor-peki-siz-istiyormusunuz/

Kurumsallaşma ve ERP

ERP nedir, Kurumsallaşma nedir
ERP (Enterprise Resource Planning – Kurumsal Kaynak Planlaması) kısaltmasındaki en önemli harf “E” harfidir. ERP’nin en önemli özelliği, firmanın bütün departman ve fonksiyonlarını tek bilgi sistemi içinde birleştirmeye çalışmasıdır. Bu entegrasyon yaklaşımı olağanüstü tasarruflar sağlamasının yanında çalışma hızını da arttırır. Diğer yandan bölümler arası entegrasyon işletme içinde dolaşan bilginin kalitesini de yükseltir. Zaten bilgi kalitesiz olduğunda sürecin içinde bulunan insanlar lunaparkta korku tünelinde gibi hissederler, önce korkarlar ama sonra bütün olanlaarın yalan olduğuna alışırlar, işte bu nokta kişi veya bölümlerin kendi sistemlerini geliştirmeye başladıkları noktadır ve ERP sisteminizden bir fayda ummak istiyorsanız ışıkları yakıp hayaletleri kaçırmalısınız.
Kurumsal olmak hakkında internet üzerinde bir araştırma yaptığınızda komik, yanıltıcı, eleştirel bir çok yazıya rastlayabilirsiniz. Bence ”kurumsallık” bir firmanın sürdürülebilir yönetim ortamı içinde hem dış hem de iç ilişkilerinde operasyonel mükemmellik seviyesi olarak tanımlanabilir. Aile şirketleri de kurumsal olabilir, kime ait olduğu belli olmayan şirketlerde son derece az kurumsal davranabilir.
ERP’den beklenmesi gerekenin, firmaların operasyonel mükemmellik çalışmasına olumlu katkıda bulunması, onların iç ve dış ilişkilerini doğru bilgi ile düzenlemesi, hızlandırmasıdır. İşte bu nedenle bizce ERP çalışması ile kurumsallaşma çalışması iç içe yürütülmesi gerekir, önce biri sonra diğeri şeklinde gerçekleştirmeye çalışmak gereksiz zaman kaybıdır.
ERP şirketinizin performansını arttırır, kurumsal davranış biçimini geliştirir
ERP bir entegrasyon yaklaşımıdır. Peki niçin entegre etmeye, farklı çalışmaları veya bilgi kümelerini bir biri ile konuşturmaya çalışıyoruz ?
Bunun cevabı tekrarlardan kurtulmak, dolayısı ile tekrarların yaratacağı hatalardan arınmak, zaman kazanmak ve doğru kararları daha hızlı verebilmek için.
Örneğin sipariş girişi esnasında depo mevcudu – üretilmekte olanlar – müşteriye ait finansal bilgiler bir arada göründüğünde satış bölümünün müşteriye vereceği hizmet hem daha hızlı hem daha kaliteli olacaktır. Hizmet daha kaliteli olurken çalışanların görev tanımları da değişmektedir. Böyle bir sistemde satış temsilcisinin tek görevi siparişi bir kağıda yazmak değil, siparişi tümüyle değerlendirmektir.
Çalışma biçiminiz, ERP entegrasyonu derinleştikçe değişecek, beraberinde firmanızın işleyişi standartlaşacak, denetimi ve izlenmesi kolaylaşacak, iş yükü tüm şirket üzerine dağılacağı için bireysel kurtarıcılar yerine takım oyunu ortaya çıkacaktır. İşte size özlenen,yönetilebilir kurumsal firma profili …
Ancak entegrasyonu sağlamak söylendiği kadar kolay gerçekleşmez, sistem içinde yer alan herkesin doğru zamanda doğru bilgiyi aktarması başlangıçta pek mümkün olmaz; bu noktada ERP sisteminin en iyi yanlarından biri size yardımcı olacaktır.
ERP, şirketinizi şeffaflaştırır, bu sayede aksilikler çok çabuk ortaya çıkar ve üzerinden fazla zaman geçmeden düzeltilmesi sağlanmış olur. Hatasından ders alıp onu hızlı düzeltmek işini iyi yapmak isteyen bir kurumdan beklenmesi gereken değil midir.
ERP projesi ne kadar sürer
ERP projesi ile operasyonel mükemmellik çalışması iç içe olduğu için aslında hiç bitmez, ancak giriş ve yaygınlaştırma bölümlerini bir takvime bağlayabilirsiniz. Gelişme bölümü ise iş hayatınız boyunca devam edecektir.
Giriş ve yaygınlaştırma aşamaları yapılacak işin büyüklüğüne, kadronuzun zenginliğine ve bu işe ayıracağınız süreye göre değişir. Bir fikir vermek gerekir ise 15-30 kullanıcılı bir projenin giriş kısmının 1-3 ay, yaygınlaştırma adımının da bir 3 ay daha sürmesi normaldir.
Yapılacak işi tarif edemediğiniz durumda ise süre tamamen belirsizleşir. Bu nedenle çalışma sisteminizi basitleştirip hedefinizi netleştirerek ERP çalışmasını yürütmelisiniz. Ancak işler genellikle böyle yapılmaz, eline güçlü bir yazılım geçiren şirket daha karmaşık iş süreçleri tarif etmeye veya en kötüsü edememeye başlayabilir, açıkların yazılım veya yazılımcılar tarafından kapatılabileceği düşünülür daha doğrusu buna inanılmak istenir. Yol uzar, ilgi dağılır, bir süre sonra nerede yürüdüğünüzü bile hatırlamaz hale gelirsiniz. Süreç analizi … sipariş geliyor – iş emri açıyoruz – sevkiyat – fatura şeklinde yapıldığında bir birinden farklı şirket mi var !. Süreç analizi ve süreç basitleştirme başlangıçta düşünülse de bir an önce başlama heyecanı içinde çoğunlukla unutulur … ama siz unutmasanız iyi olur.
Zaten önemli olan ERP projenizin ne kadar süreceği değildir, çünkü ERP uygulaması firmanızın iyileştirme çalışmalarının bir parçası olmalıdır ve iyileştirme çalışmaları hiç bitmez. Asıl önemlisi bu çalışmayı niçin yaptığınızı iyi anlamanız, hedefe odaklanmanız ve işinizi geliştirmenizdir.
Unutmayın, sizden sonraki nesiller sizden doğru dürüst çalışan, kurumsal bir şirket beklemektedir.
Nereden başlamalı
Düzgün çalışan, sürdürülebilir yönetime sahip şirket olabilmek için nereden başlamalı ?
Bu sorunun cevabı çok belli ama hiç kimse başkalarının cevabı ile işe başlamamalı, kendi cevabını kendisi bulmalı. Ancak bu sorunuzun cevabını bulmanıza çok katkıda bulunacak bir senaryomuz var.
Diyelim ki size piyangodan iyi bir para çıktı. Bununla bir şirket satın almak için danışman şirket ile görüştünüz ve kendinize ait bir şirket olduğunu onlara söylemediniz. Bir süre sonra sizin şirketinizi size satmak istediler (çünkü size ait olduğunu bilmiyorlar), şimdi fiyatı düşürmek için bulacağınız bütün gerekçeleri yok ederek işinize başlayabilirsiniz.

http://www.cengizpak.com.tr/kurumsallasma-ve-erp/