13 Yaygın ERP Hatası ve Bunlardan Kaçınmanın Yolları

ERP sistemi implementasyonu, bir IT biriminin üstlenebileceği en pahalı , zaman alan ve karmaşık görevdir.Gecikmeler, hesapta olmayan masraflar her köşebaşına gizlenmiş olarak beklerler.  Maliyetli hatalardan korunmanız için CIO.com , IT yöneticilerine ,ERP tedarikçilerine ve teknoloji danışmanlarına ERP korku hikayesine dönüşmesinden kaçınmanın yollarını sordu,

Yüzlerce,binlerce dolardan milyon dolarlara varan maliyeti, yüzlerce adam gün gerektiren uygulama süreleri ile ERP sistemleri büyük para, kaynak ve zaman yatırımlarıdır. Başarılı bir ERP uygulaması şirketinizde iş akışlarının daha düzgün akmasına  ve masrafların azalmasına neden olur, ama kötü uygulanmış ERP, şirketlere düşük üretkenlik ,gecikme ve masraf getirir.

Erp uygulumanızın başarılı olduğundan emin olmanız için ,ya da potansiyel problemleri minimize etmeniz için CIO.com bir çok Erp uzmanı(IT yöneticileri,danışmanlar ve ERP tedarikçileri) ile görüştü ve onlara şirketlerin ERP ile ilgili yapmış olduğu en yaygın hataları , kaçınma yollarını ve nasıl çözüldüğünü sordu.  En yaygın 13 hatayı ve çözümlerini aşağıda bulabilirsiniz.

ERP Hatası #1 : Kötü Planlama , Sage Genel başkanı ve Orta Ölçekli Erp Marketi  Ürün Müdürü Erik Kaas,’ ERP projenizin başarıya ulaşmasını istiyorsanız planlama kesinlikle çok önemli, Erp ile bir anda kanatlanmak mümkün değildir.’ diyor.VAI şirketinde CIO ve Orta ölçekli şirkeltelere Erp yazılım ve çözüm sağlayıcısı Kevin Beasley, bu düşünceye katılıyor. ‘Çoğu şirket Erp yazılım değerlendirmesine başlarken yeterli ölçüde planlama yapmıyorlar.’ ‘Bu da yolun devamında karışıklığa neden oluor çünkü mevcut durumlarını ve iş verimini nasıl maximize edeceklerini anlamamış oluyorlar.’

Bu hatayı çözmek için, erp sistemlerini seçmeden önce şirketler tüm prosesleri ve politikaları ile ilgili bir iç denetçi ile çalışmalılar.Ayrıca , Beasley ilgili taraflardan oluşan karışık bir ERP Geliştirme takımı kurulmasını öneriyor.Eğer şirketinizi ERP sistemini yürütebilecek kadar yeterli görmüyorsanız, kendi sektörünüzde ERP implementasyon tecrübesi bulunan ERP Danışmanlarını işe almayı düşünebilirsiniz.

  ERP Hatası #2 : Deneyimsiz ERP Tedarikçileri , İş süreçlerini iyileştirme alanında çalışan bir firma olan Casemore&Co Başkanı ,Shawn Casemore, ‘Çoğu müşteriler, ERP tedarikçilerinin satış departmanı tarafından ‘satın alınmışlardır’, ancak implementasyon tamamlandığında sistem fonksiyonelliğinde kısıtlar, düşük kapasite ve iç çalışmalar üzerindeki etkileri karşısında şaşkınlık yaşarlar.’ diyor. Yazılım sağlayıcısından, sizinle aynı sektörden ,görüşebileceğiniz ve yazılım hakkında bilgi alabileceğiniz en az üç isim isteyiniz ve ardından o isimleri arayarak,programın özellikleri, fonksiyonelliği ve zorlukları üzerine fikir alınız. Eğer sağlayıcı size en az üç isim veremiyorsa ( ya da vermiyorsa) hemen oradan uzaklaşın, tabi bir kobay faresi olmak istemiyorsanız.

 ERP Hatası #3: Temel özelliklerin anlaşılmaması veya kullanılmaması. Bir iş danışmanlığı ve teknoloji çözümleri şirketi olan MorganFranklin firmasının genel müdürü, John Hoebler “Yıllık ERP anketimizde, katılımcıların sadece %46 sının kendi ERP sistemlerinde kullandıkları özellikleri tamamen bildikleri sonucuyla karşılaştık, milyonlarca şirketin (kendi ERP sistemlerine), yatırım yaptığını göz önünde bulundurursak bu şok edicidir. Özellikler bilinmezse şirketler, iş süreçlerini otomatikleştirmek, çalışmaları daha hızlı tamamlamak ve iş hedeflerini karşılamak için fırsatları kaçırırlar.” Ayrıca “Versiyon yükseltmeleri, geliştirmeler ve bakım  daha maliyetli ve daha az başarılıdır.” diyor

Bu sorunu çözmek için, Hoebler, hangi özelliklerin kullanıldığını ve en yararlı olanları belirlemek için tüm özellikleri içeren, kullanımı takip edilen  ve belirli aralıklarla gözden geçirilen ana bir liste oluşturmayı öneriyor. “Bu bilgi kataloğu(sonrasında) yeni çalışanları eğitmek, test scriptleri yazmak ve denetimi, uyumluluğu ve raporlama gerekliliklerini desteklemek için kullanılabilir.” diyor.

ERP Hatası #4:Gereken zamanın ve kaynakların küçümsenmesi. e2b teknologies’in pazarlama müdürü, James Mallory  “Tüm şirketler, yeni ERP sistemi implementasyonu için gereken zamanı ve kaynakları fena bir şekilde küçümsüyor.” görüşünü savunuyor. Gerekli süreyi nasıl hesaplayabilirsiniz? “ Gereken zaman yazılımın maliyetinin 100 e bölümüyle tahmin edilebilir.” Diye açıklıyor. “Örneğin, 20.000$ lık bir yazılımı, sertifikalı danışman kullanarak hayata geçirmek, yaklaşık olarak 200 adam-saat veya 5 hafta sürecektir. Eğer en az profesyonel yardımla, kendi kendinize uygulamayı planlıyorsanız,bu sayının iki katıdır.” Ayrıca, Mallory dedike kaynak olarak atanmış bir proje yöneticisinin önemini vurguluyor.

ERP Hatası #5: Takımda, başından beri doğru insanların olmaması. Beasley “Çoğu zaman, kuruluşlar ERP implementasyonlarının en başında doğru insaları bir araya getirmez.” diyor ve bu noktaya dikkat çekiyor ,“ERP uygulaması bir kurumun üstlenebileceği en büyük projelerden biridir ve dolayısıyla hatalar olabilir ve eğer karar verme sürecinin tüm adımlarında doğru taraflar yer almazsa, planlar yoldan çıkabilir.” Örneğin bir çok kuruluş, kurumdaki finanstan, süreç yürütmeden, imalattan, satın almadan, depodan ve ayrıca IT’den key kullanıcıları bir araya getirmektense, yönetici onayını almaya odaklanıyor.Bu durumda ne zaman yararlı olur?: ERP uygulamasına en başından aktif olarak bağlı, doğru kullanımı ve doğru sonuç alımı için yatırım yapan çalışanlar bulunduğunda.

ERP Hatası #6: Önceliklerin belirlenmemesi. Realization firmasının bir proje yönetim uzmanı olan başkan yardımcısı, Yoav Ziv “Bir ERP sistemi uygulanırken, yapılabilecek tek ve en önemli şey gecikmeleri azaltmak ve tamamlanma zamanını  hızlandırmak için çoklu görevleri azaltmaktır.” diyor. ”İnsanlar birden fazla görevde zorlandığı zaman çok yavaş çalışırlar ve sık sık vites değiştirirler.” görüşünü savunuyor. Bu nedenle, öncelik sistemi oluşturma , IT yöneticileri için öncelikli olmalıdır. “ Öncelik sistemi sadece hangi görevin ne zaman yapılacağını belirtmemeli, aynı zamanda öcelik sırasına göre hangi sorunların çözülmesi gerektiğini belirtmelidir”diyor. Ayrıca, “ ERP implementasyon yöneticisi sorun çözme prosesini titizlikle uygulamalıdır ve sinyalini aldığında sorunu bir an evvel çözmek için harekete geçmelidir.

ERP Hatası #7: Eğitim ve değişim yönetimine yatırım yapılmaması Kaas “Doğru eğitim eksikliği ERP projelerinin başarısız olmasının en yaygın sebeplerinden biridir ve çalışanların yeni sisteme ısınamamasına yol açabilir çünkü sistemi anlamamışlardır.” diyor. Oracle’ın JD Edwards ürününde ERP yazılım uzmanı olan GSI başkanı ve CEO'su Kevin Herrig “Emin olun sistem hayata geçmeden önce çalışanların yeni sisteme alışmak için bir şanslarının olması ERP başarınızda harikalar yaratacak” diye ekliyor.” Kullanıcılarla eğitim yapmaya ve sık iletişim kurmaya öncelik vermezseniz, sonunda Excel’in en pahalı versiyonuna sahip olursunuz.”

ERP Hatası #8 Doğru datanın önemini küçümseme: ERP sisteminiz içindeki data kadar iyidir.  Döküman yönetimi  ve iş akış çözümleri sağlayıcısı olan iDatix’in profesyonel hizmetler direktörü, Martin Levesque’a göre eğer ERP implementasyonunuzun başarılı olmasını istiyorsanız, uygun programlama şarttır ve hata ihtimalini en aza indirmek için prosedürel(yöntemsel) parametreler en başında doğru kurgulanmalıdır.

ERP Hatası #9 ERP sisteminin herşeyi karşıladığını düşünme: Bir websitesi geliştirme şirketi olan NetFoliage’in  yazılım mimarı olan Akan Iza “ERP sistemi ne kadar güçlü ve esnek olursa olsun tüm iş mantığını barındırmayacaktır.”. “ERP implementasyonları sırasında yapılan en yaygın hatalardan biri, uygulamanın iş sürecinin tümüne uygun olduğunu düşünmektir.” Bu maliyetli hatadan kaçınmak için şirketler değer zinciri optimizasyonu ve maliyet takibi adına ERP implemente etmelidirler. Harici herşey ikincil hedef olmalıdır.

ERP Hatası #10  Eski programı kullanımdan kaldırmama:Application Modernization & Optimization at Accenture’ın başkanı, John Picciotto “Eğer kurumlar implementasyon anında diğer uygulamaları devreden çıkarmak için çalışmıyorsa, sonuç tüm eski uygulamarıyla bekleyen bir ERP olur.” görüşünü savunuyor.”Amaç, iş akışını hızlandırmak, maliyet ve gereksiz harcamaları azaltmak için bir ERP sistemi sahibi olmak iken, sonuçta, bakım , destek, donanım , versiyon yükseltimi , ana program dışında arayüzleri için para ödediğiniz farklı bir yazılıma sahip olmanızdır.

ERP Hatası #11 Aktif bir yük testi ortamının olmaması: Herrig “Bir kaç test kullanıcısını dikkate alarak doğru sonuçlar elde edilemez. Değişikliklerin gerçek etkilerini görmek ve masraf oluşturan çalışılmayan zamandan kaçınmak için iş yükü doğru simule edilmeli.” diyor.

ERP Hatası #12 Üçüncü şahıs destek alternatiflerinin görmezden gelinmesi: Fortune 1000 işletmeleriyle çalışan IT harcama yönetimi danışmanı, NPI’ın CEO‘su Jon Winsett “Bakım fiyatları tüm zamanların en yüksek oranlarında olmasına rağmen bir çok şirket yüksek kaliteli satış desteğinde ısrarcı ve bu hizmeti aynı düzeydeki üçüncü şahıs destek sağlayıcısından da alabilirler.” diyor. “Şirketler destek aldıkları şirket ile çalışan karma hizmet sağlayıcıları ya da bu tip şirketlerden tamamen bağımsız çalışan hizmet sağlayıcı seçeneklerini  araştırmalıdır.Bir üçüncü şahıs destek alternatifi destek maliyetini %30 ila 50 oranında düşürebilir.”diyor.

ERP Hatası #13 Bir bakım stratejisinin olmaması: SAP America, Inc. ‘nın Kuzey ve Latin Amerika,Upgrade Ofisi başkan yardımcısı, Marco Valencia “Koruyucu bakım almayan müşteriler, ERP yatırımlarının tüm avantajlarından yararlanamaz ve paralarını koruyamazlar. Dahası bakım uygulanmayınca, iş sürecindeyken sistemleri hızlı bir şekilde eskiyecek(teknik açıdan).” diyor. “Potansiyel sorunları önlemede uygulanan değişikliklerle çekirdeği güncel tutmak önemlidir ve kurulum teknolojisindeki gelişmelerle, müşteriler artık destek paketlerini implemente ederken sınırlı bir aksama yaşar.