Customization (Özelleştirme) ERP İmplementasyon Projelerinin Dipsiz Kuyusu

ERP çözümleri başlı başına kompleks çözümlerdir. Özellikle son dönemde gitgide fonksiyonelliği artan yeni jenerasyon ERP çözümlerinin işletmenizde neredeyse dokunmadığı departman, operasyon ve kişi yok gibidir. Bu kadar kapsamlı bir yazılımı aldığınızda o yazılımın size sunduğu standartları mı kullanacaksınız yoksa her şeyi kendi işleyişinize göre özelleştirecek misiniz? Ya da ne kadar özelleştireceksiniz? Nerede duracaksınız? Bu size yarar mı getirecek, zarar mı?

ERP çözümlerinin kapsamı ve karmaşıklığı arttıkça bu soruların cevaplarını vermek de gitgide zorlaşıyor. Customization temel olarak bir ERP sisteminin, işletmenin iş süreçlerini birebir yansıtmadığı durumlarda yazılımı işletmenin süreçlerine uyumlandırmak için ek kod yazılması anlamına geliyor. Bu, ERP implelementasyonu yapan işletmelerin çoğunluğu tarafından tercih edilen yöntemlerden biri. Öyle ki Panaroma Consulting şirketinin yaptığı araştırmaya göre 2010 yılında, ERP implementasyonu yapan işletmelerin sadece %15’i yazılımı olduğu haliyle ya da çok az bir özelleştirme ile kullanıma almış. Özelleştirme çoğu durumda üzerinde çok iyi düşünülüp taşınılması gereken bir süreçtir. Avantajları olduğu kadar pek çok dezavantajı da olabilir ve siz bunu projenin başlangıcında çok da kestiremeye bilirsiniz. Özelleştirme Yaparken Nelere Dikkat Etmelisiniz? Bir işletmede ERP projesi başladığında ilk akla gelen şey yazılımı işletmenin süreçlerine birebir adapte hale getirilmesi olur. Bir dakika! Siz zaten süreçlerinizi çok iyi yönetemediğiniz için böyle bir yazılıma ihtiyaç duymamış mıydınız? Özelleştirme belki iyi bir yöntem gibi görünebilir ama aynı zamanda tüm ERP projenizi büyük zorluklar içerisine çekecek bir dizi sorunun da başlangıcı olabilir. Seçim işletmenizdeki proje yöneticinizin ellerinde ama öncesinde çok iyi düşünüp taşınmak ve pek çok soruya açık cevaplar vermek gerek. ERP danışmanlarının büyük çoğunluğu satın aldığınız yazılımda çok da fazla özelleştirme yapmamanızı size tavsiye ederler. Bu aslında çok doğru ve haklı bir tavsiyedir. İşte danışmanların özelleştirme önermemelerinin nedenleri: Özelleştirme Subjektif Bir Yöntemdir Özelleştirme talebinde bulunan son kullanıcılar genellikle nerede durmaları gerektiğini bilemezler. Bu gün istedikleri değişikliklerin, gelecekte yazılımda ve projede finansal, teknik, performans ve zamanlama açısından doğurabileceği etkileri, yazılımdaki diğer modüllerle olan entegrasyonda oluşturabileceği karışıklıkları önceden göremezler, bilemezler. Elbette bu öngörülerde bulunmak onların işi değildir. Bu konuda genel yaklaşım “Biz bu yazılıma para ödedik o yüzden bizim her istediğimizi yapabilmesi gerek” yönündedir. Ancak çoğu zaman son kullanıcılar isteklerinin doğru bir analizini ve tanımlamasını bile yapamayabilir. O yüzden ortaya herkesin kendi isteğine göre çekiştirdiği ve maalesef özel istek ve beklentileri ile yazılımın işletmenin bütününe katacağı faydaları büyük oranda yok ettikleri bir yap boz tahtası çıkabilir Özelleştirme Pahalı Bir İştir Yazılımı satın aldığınız tedarikçi yazılımı size olduğu haliyle (-as is) satmıştır. Bu yüzden yazılım üzerinde istediğiniz her değişiklik için vereceği danışmanlık, kod geliştirimi, test-analiz v.b. hizmetleri size belli fiyatlarda adam/gün ücretleri üzerinden faturalandırılacaktır. Ayrıca özelleştirmeler için yapılan analizler, kod geliştirimleri ve bu kodların detaylı olarak test edilmesi proje süresini ciddi biçimde uzatacaktır. Zamanında bitiremediğiniz bir ERP projesi, bitene kadar sizin maliyet hanenize yeni kalemler eklemeye devam eder. ERP Projeleri Re-Engineering için En Doğru Zamandır Yazılımı özelleştirme opsiyonundan önce şirketin iç süreçlerini gözden geçirmek ve bunu yaparken de ERP yazılımının size sunduğu süreçlerle ilgili uygulama danışmanlarının önerilerine kulak vermek doğru bir yaklaşım olacaktır. ERP yazılımları yüzlerce işletmede hayata geçmiş pek çok başarılı uygulama ile her geçen gün bir işletmeyi daha verimli yönetmek üzere geliştirilmektedir. Bu yüzden önerileri dikkate almanız size çok şey kazandıracaktır. Özelleştirmeyi Talep Eden Kullanıcı İşten Ayrılabilir ERP projelerinde herhangi bir özelleştirme durumunda bu özelleştirmeyi talep eden kişi işten ayrılabilir. Bu ERP projelerinde sık karşılaşılan bir durumdur. Onun yerine işin başına geçen kişi öncelikle bu özelleştirmenin nasıl, nerede ve ne için yapıldığını anlamaya çalışır ve bir ihtimal bu özelleştirmeyi o kadar da gerekli bulmayabilir ve hatta süreci tersine çevirebilir. Bakış açıları doğru yanlış demek mümkün olmasa da bir konu üzerinde çalışan herkes aynı bakış açısına sahip olmayabilir. Bu yüzden yukarıda da belirtildiği gibi özelleştirme çoğunlukla subjektif bir iştir. Özelleştirmeye ilişkin dokümantasyon yapılması genellikle unutulur Özelleştirmeyi yapan veya yaptıran çalışanın işten ayrılmasının üzerine bir de bu konuda elde hiç doküman olmaması işin tuzu biberi olur. Genellikle özelleştirmelerde hangi ekranda, hangi fonksiyon için ek kod yazıldı, hangi değişiklikler yapıldı bunların kayıt altına alınması unutulur. Binlerce kod satırı arasında, temel ürünün kod yapısında yapılan değişikliklerin veya ek olarak yazılan kodların nerede olduğunu bulmak samanlıkta iğne aramaya benzer. Özelleştirilmiş Kodların Upgrade Edilmesi Zordur Ana ürünün kod yapısında değişiklik yapmak her zaman içerisinde büyük riskleri barındırır. Bu kodların her ürün upgrade’inde düzenli olarak ayrıca upgrade edilmesi gerekir. Bu da zor bir iştir. Özellikle sisteminizi yasal değişikliklerin sonucu oluşan hesaplama ve ek fonksiyon geliştirimlerinin yer aldığı yeni versiyonlara upgrade ettiğinizde bu yeni fonksiyonların sizin kurumunuza özelleştirdiğiniz yazılım üzerinde de sorunsuz çalışacağını kimse garantileyemez. Bu durumda ne yaparsınız yeni versiyonu da tekrar customize edersiniz ve bu kısır döngü böylece sürüp gider. Üstelik her defasında bu işlemler için tedarikçinize epey bir para ödemek durumunda kalırsınız. Bu yüzden özelleştirmede ana ürün yapısına ve kod bütünlüğünde değişiklik yapmak şimdi işinizi görse de ileride sizi pek çok sorunun yaşanacağı bir sistem ile baş başa kalmanız anlamına gelebilir. ÖZETLE Customization ERP implementasyonu yapan işletmelerin %100 kaçınabilecekleri bir şey değildir. Öyle ya da böyle satın aldığınız ERP çözümü üzerinde kurumunuza özel uygulamalar hayata geçirmek istemek sizin en doğal hakkınızdır. Asıl mesele bu özelleştirme sürecinin iyi planlanmasında ve nerede duracağınız iyi belirlemenizde yatar. ERP çözümünüzün size rekabet avantajı kazandırma özelliği temel fonksiyonlarında yaptığınız özelleştirmelerden ziyade bu sistem üzerinde sahip olduğunuz güçlü analiz ve raporlama yeteneği ve sistem üzerine inşa ettiğiniz mobil aplikasyonlar, B2B, B2C v.b. uygulamalar sayesinde müşterileriniz ile etkileşiminizi ne ölçüde artırdığınız ile alakalıdır. Özlem Açıkel Turhan