1.KKP TEMEL KAVRAMLARI
2.KKP SİSTEMLERİNE GEÇİŞTE İŞLETMEDEN KAYNAKLANAN PROBLEMLER
2.1. Yeni Bir Sisteme Geçişin Zor Olması
2.2. Verilerin Sisteme Doğru ve Zamanında Girilmemesi
2.3. Çalışanların Direnç Göstermesi
2.4.Kurumsal Kaynak Planlaması Kültürünün Anlaşılamaması
2.5. Tasarım Ve Kurgu Hataları
2.6. Kullanıcıların Yanlış Belirlenmesi
2.7. Eğitimlere ilgisizlik
2.8. Hedeflerin Ve İsteklerin Net Olarak Belirlenmemesi
2.9. Proje Planı Oluşturulmaması Veya Oluşturulan Plana Uyulmaması
2.10. Yanlış Yazılım Seçimi
2.11. İş Süreçlerinin Düzgün İfade Edilememesi
2.12. Proje Ekibinin Yanlış Seçilmesi
2.13. Maliyetleri Öngörememe
2.14. Üst Yönetim Katılımının Olmaması
2.15. Yeni Sistemle Beraber Eski Sistemin De Kullanılmaya Devam Edilmesi
3.KKP SİSTEMLERİNE GEÇİŞTE YAZILIM VEYA DANIŞMANDAN KAYNAKLANAN PROBLEMLER
3.1. Kullanıcı Eğitimlerinin Ve Alıştırmalarının Yetersizliği
3.2. Modifikasyonların Sistemin Kurgusuna Zarar Vermesi
3.3. Ek Yazılımların Sisteme Uyum Sağlayamaması
3.4. Yetersiz Danışmanlık Desteği
3.5.Yazılım Yetersizliği Ve Hataları
4.KKP SİSTEMLERİNE GEÇİŞTE KKP SİSTEMİNİN YAPISINDAN KAYNAKLANAN PROBLEMLER
4.1. KKP Sisteminin Esnek Olmayan Standart Yapısı
4.2 Yazılım Sisteminin Karmaşık Olması
4.3. KKP Sisteminin Çok Fazla Veriye Ve Parametreye Gereksinim Duyması
4.4. KKP Sisteminde Yapılması Gereken Çok Fazla İş Olması
4.5. KKP Sisteminin Girilen Verilerin %95 Civarında Doğru Olmasını Gerektirmesi
4.6. Kurulum Süresinin Uzun Olması
5. SONUÇ
ÖZET
Anahtar Kelimeler: ERP, Enterprise Resource Planning, Kurumsal Kaynak Planlaması, MRP, Material Resource Planning, Malzeme İhtiyaç Planlaması, MRP II, Manufacturing Resource Planning, Üretim Kaynak Planlaması
Kurumsal kaynak planlaması projeleri işletmeler için en maliyetli ve uygulanması en zor projelerden biridir. Dünya üzerinde başarılı uygulama yüzdesi oldukça düşüktür. Başarısız projelerin en önemli nedenlerinden biri de yanlış KKP yazılımı seçimidir. Hatta işletmede seçim sürecinde yer alan karar vericilerin bazıları KKP kavramları konusunda yeterli bilgiye sahip değildir. Başarılı bir KKP uygulaması gerçekleştirebilmek için öncelikle KKP temel kavramları iyi bilinmelidir.
Sunulan bu çalışmada öncelikle KKP tanımı, tarihçesi ve temel kavramları anlatılmış ve ilgili diğer süreçlerden bahsedilmiştir. KKP yazılımlarının karakteristik özellikleri açıklanmış, bir KKP yazılımında olması gereken özellikler tanımlanmıştır. KKP satın alımında karar vericilere yardımcı olabilmek için KKP yazılım kriterleri üzerinde durulmuştur. Çok sayıda KKP sistemi uygulayan firma ziyaret edilmiş ve yaşadıkları sorunlar hakkında bilgi alınmıştır. Şirket araştırmalarına ek olarak çeşitli tezler ve kitaplar incelenmiş ve KKP sistemlerinde karşılaşılan sorunlar anlatılmıştır.
GİRİŞ
Kurumsal kaynak planlaması sistemleri, hem maliyetlerinin yüksek olması hem de işletme kültüründe köklü değişimlere neden olduğundan dolayı işletmeler açısından büyük önem arz etmektedir. KKP sistemlerinin işletmeye birçok getirisi olmasına rağmen uygulama aşamasında karşılaşılan birçok sorundan dolayı başarı oranı önemli ölçüde azalabilmektedir. Bu sorunlara etkili çözümler getirilmediği takdirde sistemin getirileri azalmakta veya katlanılan yüksek maliyetlere rağmen proje tamamlanamamaktadır. KKP sistemleri uygulamalarında karşılaşılan sorunlar 3 kısma ayrılabilir: işletmeden kaynaklanan problemler, yazılım veya danışmanlık firmasından kaynaklanan problemler, KKP’ nin yapısından kaynaklanan problemler. Bu çalışmada KKP temel kavramları anlatıldıktan sonra KKP sistemlerine geçişte karşılaşılan problemler analiz edilmiştir.
1.KKP TEMEL KAVRAMLARI
KKP sistemleri, malzeme ihtiyaç planlaması (MRP) ve üretim kaynak planlamasının (MRP-2) gelişimi sonucu ortaya çıkmıştır. Malzeme İhtiyaç Planlaması üretimde ihtiyaç duyulan malzemelerin satın alma planlarının geliştirilmesinde kullanılan hesaplamalar kümesidir. [1]
Üretim kaynak planlaması (MRP-2) ise bir üretim şirketinin bütün kaynaklarının verimli bir şekilde planlanmasını sağlayan metottur. İş planlama, satış ve operasyonlar (üretim planlama), ana üretim çizelgesi, malzeme ihtiyaç planlaması, kapasite ihtiyaç planlaması gibi her biri birbiriyle ilişkili olan çeşitli fonksiyonlardan meydana gelir. [2]
Kurumsal kaynak planlaması 1990 yılında geliştirilmeye başlanmış, ÜKP de bulunan modüllerden farklı olarak insan kaynakları yönetimi, müşteri ilişkileri yönetimi, depo yönetimi, gibi modülleri içerisinde barındıran ve bu modüller ile bütünleşik olarak çalışan sistemdir. KKP sistemleri, bir organizasyondaki fonksiyonel alanlar arasında verilerin ve verilere dayalı süreçlerin entegrasyonunu sağlayan yapılandırılabilir bilişim sistemleri paketleridir.[3] Genel olarak KKP bir kurumun bütün verilerini entegre bir sistemde toplayan, iş süreçlerinin yönetilmesi ve planlanmasında kullanılan, modüler yapıda tasarlanan yazılım sistemleridir. Bir KKP’ nin temel mimarisi veritabanı katmanı, uygulama katmanı ve grafiksel arayüz katmanından oluşur.
2.KKP SİSTEMLERİNE GEÇİŞTE İŞLETMEDEN KAYNAKLANAN PROBLEMLER
KKP sistemleri uygulamalarında karşılaşılan bazı sorunların temel kaynağı işletmenin kendisidir. İşletme en uygun yazılımı temin etse, çok iyi bir danışmanlık hizmeti alsa bile bazı önemli noktalara dikkat etmediği müddetçe proje sorunsuz uygulanamaz. KKP projelerinin başarısı büyük ölçüde işletmeye bağlıdır. Yapılan araştırmalar KKP sistemleri uygulamalarında karşılaşılan sorunların büyük bir çoğunluğunun işletme kaynaklı olduğunu ortaya çıkarmıştır. İşletmelerin uygulama esnasında dikkat etmesi gereken sorunlara neden olabilecek birçok önemli nokta vardır.
2.1. Yeni Bir Sisteme Geçişin Zor Olması
KKP sistemleri işletmenin işleri yürütme şeklinde köklü değişikliklere neden olur. Sadece kullanılan yazılım değil aynı zamanda iş süreçleri de önemli ölçüde değişir. Aslında olması gereken de budur. Çünkü KKP, bazı işlemleri otomatikleştiren bir yazılım değil işletmenin süreçlerini iyileştirmesine ve kurumsallaşmasına öncülük eden bir sistemdir.
2.2. Verilerin Sisteme Doğru ve Zamanında Girilmemesi
KKP sistemlerinin doğru bir şekilde süreçleri çalıştırıp doğru sonuçlar ve öneriler üretebilmesi için verilerin doğru ve zamanında girilmesi şarttır.
Üretilen ürünlerin kaydını operatör giriyorsa bu işin önemini anlaması çok önemlidir. Gereken ciddiyeti göstermediği taktirde veri tutarsızlıkları ortaya çıkar. Verilerin doğru zamanda girilmesi de çok önemlidir. Özellikle depolar arası stok transferleri işleminde bu konunun önemi daha büyüktür. Sisteme veri girişi yapan kullanıcıların verileri zamanında girmek için büyük gayret göstermesi gerekir.
2.3. Çalışanların Direnç Göstermesi
KKP sistemlerinin başarısında insan faktörü çok önemlidir. KKP bir yazılım sistemi değildir. Yazılım yardımıyla insanlar tarafından gerçekleştirilen bir yönetim sistemidir. [3] Sistemin etkin bir şekilde çalıştırılıp başarıyla sonuçlandırılabilmesi için kullanıcıların sistemi desteklemesi büyük önem arz eder.
İşletmelerde küçük bir grup KKP sistemine inanır, isteklidir ve destekler. Yine küçük bir grup KKP sistemine inanmaz, direnç gösterir ve eski sistemde ısrar eder. Ortalama %95 civarında büyük bir çoğunluk ise sessiz kalmaktadır. Yani ne desteklemekte ne de karşı çıkmaktadır. İşletmelere düşen bu sessiz çoğunluğu ikna edip projeye desteklerini sağlamak ve karşı çıkanları minimuma indirmektir.[3]
2.4.Kurumsal Kaynak Planlaması Kültürünün Anlaşılamaması
KKP projelerine başlanmadan önce işletmenin tüm çalışanlarına KKP sisteminin ne anlama geldiği, gereklilikleri ve getirileri detaylı olarak açıklanmalıdır. Kullanılacak olan KKP yazılımının eğitimlerinden önce KKP sistemlerinin genel yapısını içeren birtakım eğitimler düzenlenmelidir.
KKP sistemleri işletmenin kendi çalışanları tarafından uygulanması gereken sistemlerdir. Çünkü KKP sistemleri işletmenin kendi ürün ve süreçlerine özel bilgilere ihtiyaç duyar. Uygulama sırasında sorumluluklar, danışmanlar, yazılım sağlayıcıları gibi işletme dışı kişilere yüklenmemelidir. KKP sistemini uygulayacak proje ekibi, sistem canlı kullanıma geçtikten sonra programı kullanacak ekiple aynı olmalıdır. Bu yüzden uygulama aşamasında anahtar prensiplerden birisi de:
UYGULAYICILAR = KULLANICILAR [3]
2.5. Tasarım Ve Kurgu Hataları
KKP sistemleri işletmenin tüm süreçlerini kapsaması gereken projelerdir. İşletmelerde takip edilmesi gereken işler günümüzde çok büyük bir hale gelmiştir. KKP yazılımı bu geniş platformu içine alabilecek şekilde tasarlanmalıdır.
KKP uygulamasında en önemli aşama kurgu aşamasıdır. İşletmenin süreçleri iyi bir şekilde analiz edilerek iş akışları tanımlanmalı, eksik ve hatalı noktalar düzeltilmelidir. Kurgu aşamasında işletmeye özel durumlar da göz önüne alınmalıdır.
2.6. Kullanıcıların Yanlış Belirlenmesi
Kullanıcılar, KKP sistemi uygulamalarının başarı ile sonuçlandırılmasında son derece önemlidir. Programa veri girişi yapan, işlemler yapan, raporlar alan kullanıcılardır. KKP sistemi kullanıcıları hem işletme süreçlerine hakim hem de KKP sistemi eğitimi almış kişilerden seçilmelidir.
Bazı işletmelerde program ilk kullanılmaya başlandığında kayıtlar birine verilip ondan doldurması beklenmekteydi. Bu doğru bir yaklaşım değildir. Eğer verileri işi yapandan başkası girerse bir hata anında hatayı fark etmesi çok zordur. Nerde neyi girdiğini tam bilememektedir. Bu yüzden uygulama aşamasında anahtar prensiplerden birisi de:
KULLANICILAR = İŞİ YAPANLAR
2.7. Eğitimlere ilgisizlik
Bazı kullanıcılar çeşitli nedenlerden dolayı eğitimlere ilgi duymamakta ve eğitimlerin önemini anlayamamaktadır. Bu gibi durumlarda eğitimcilere ve işletme yöneticilerine büyük iş düşmektedir. Eğitimciler eğitimleri monoton ve sıkıcı bir biçimde değil; açık, anlaşılır ve canlı bir üslupla gerçekleştirmelidir. İşletme yöneticileri ise KKP eğitimlerinin ve dolayısıyla KKP sistemlerinin önemini ve getirilerini anlatarak çalışanların eğitimlere ilgi duymasını sağlamalıdır.
2.8. Hedeflerin Ve İsteklerin Net Olarak Belirlenmemesi
Özellikle ülkemizde çoğu firma KKP projelerinde net hedefler koymadan yoluna devam etmektedir. Bu da uygulama süresinin uzamasına ve başarısız sonuçların ortaya çıkmasına neden olmaktadır. Firma süreleri ve süreçleri net bir şekilde tanımlanmış olan hedefler ortaya koymalıdır. Belirlenen hedefler kolaylıkla ölçülebilen hedefler olmalıdır. Hedefler belirlendikten sonra firmanın ihtiyaçları net bir şekilde tanımlanmalı ve danışmanlara sunulmalıdır.
2.9. Proje Planı Oluşturulmaması Veya Oluşturulan Plana Uyulmaması
KKP proje planı, projeyi zamanında ve başarılı bir şekilde sonuçlandırabilmek amacıyla projeyi yönetmek için kullanılan temel kontrol aracıdır. Proje planı şu özelliklere sahip olmalıdır:
Agresif ama ulaşılabilir.
Günlerle veya haftalarla açıklanabilen.
Projeyi verimli bir şekilde yönetmeye yetecek kadar detaylı olmalıdır.
Görevlendirmeler net bir şekilde açıklanmalıdır. İsimler ve görevler açıkça belirtilmelidir. [3]
Proje planı oluşturulmadan proje yürütülmeye çalışıldığı takdirde proje aşamalarını etkin bir şekilde kontrol etmek mümkün olmaz. Bu durumda herhangi bir sorun ortaya çıktığında sorunun kaynağını bulmak ve soruna çözüm üretmek çok zor olacaktır. Görevler, görevlerin sıraları ve görevlerin süreleri açıkça tanımlanmadığı takdirde proje istenilen sürede gerçekleştirilemez. Proje süresinin uzaması da ek maliyetlere neden olur. Ayrıca belirlenen bu proje planına uyulmadığı zaman süreçler aksar ve proje süresi uzar.
2.10. Yanlış Yazılım Seçimi
İşletmelerin KKP sistemlerine geçişte yaşadığı en önemli sorunlardan biri de işletmenin KKP yazılımı nasıl seçeceğini bilmemesi ve bu seçim sürecini sağlıklı gerçekleştirememeleridir. Seçim aşamasında mutlaka alanında uzman danışmanlardan destek alınmalıdır.
İşletme eğer kendi süreçlerine, kültürüne, yapısına uygun bir KKP seçimi yapmamışsa KKP yazılımının sunduklarıyla işletmenin istekleri uyuşmamaya başlar. En iyi yazılım diye bir kavram KKP sistemlerinde çok da doğru değildir. En uygun kavramı daha çok ön plana çıkmaktadır.
İşletmeler KKP yazılımı satın alma aşamasında şu kriterlere göre yazılımları değerlendirmelidir:
KKP Firmasının Kuruluş Yılı: KKP yazılımını üreten firmanın kuruluş yılı firmanın bu sektördeki tecrübesini gösterdiğinden dolayı çok önemlidir.
KKP Firmasının Bulunduğu Şehir: KKP firmasının veya firmanın bir çözüm ortağının işletmenin bulunduğu şehirde olması göz ardı edilen önemli bir konudur.
KKP Firmasının Çalışan Sayısı: Firma bünyesindeki çalışan sayısı ile firmanın büyüklüğü doğru orantılıdır ve firmanın sürekliliğini de etkiler.
Kullanıldığı Ülke Sayısı: KKP programının birden fazla ülkede kullanılması demek o firmanın ulusları tecrübeye sahip olması demektir.
Referans Sayısı: Bir yazılım birçok firmada kullanılmakta ve kullanıcıların ihtiyaçlarını karşılamaktaysa sistem doğru çalışmakta ve eksikliklerinin çoğunu tamamlamış demektir. Ancak referans listesindeki işletmelerin profilleri de önemlidir. Sektörü, büyüklüğü, türü yazılımın performansı açısından önemli farklılıklar gösterebilir.
Sektörel Uzmanlıklar: KKP yazılımları standart bir yapıdadır ve işletmelerin çoğunun süreçlerine uyum sağlayacak şekilde tasarlanmıştır. Her ne kadar bazı süreçler ortak olsa da sektörlerin farklılık gösteren birçok özellikleri vardır.
Teknik Destek ve Hizmet: KKP yazılım firmasının sorunlara yaklaşımı büyük önem arz eder. İşletme sorununu KKP firmasına ilettiğinde firmanın çözüm süreci iyi araştırılmalıdır.
Son Kullanıcı Eğitimleri: Kullanıcılar programın kullanımını, özelliklerini ve kapasitesini iyi öğrenmeden etkin bir şekilde kullanamazlar. Firmanın eğitimcilerinin kabiliyetleri, dokümanları ve eğitim anlayışı verilen eğitimin başarılı sonuçlar vermesinde doğrudan etkilidir.
Esneklik ve Modifikasyon İmkanları: Program fabrikaya göre bazı uyarlamalara elverişli olmalıdır. Ancak esneklik sağlanacak derken KKP’ nin ana esaslarından olan “kurumsallık” zarar görmemelidir. İşletme programı kendine uydurma çabaları yerine öncelikle kendi sistemlerini sorgulayarak programa uydurmaya çalışmalıdır. Bu işlemin mümkün olmadığı durumlarda modifikasyonlar tercih edilmelidir.
Ortalama Kurulum Süresi: Kurulum süresi, sunucuya (server) ve istemci (client) bilgisayarlara sistemle ilgili yazılımların kurulması, eski verilerin yeni sisteme aktarımı, sistem kurgusu ve son kullanıcı eğitimlerini içerir. Sistemin aktif olarak kullanılması ile sona erer. Bu süre KKP firmasına göre farklılık gösterebilir.
Kullanıcı Kolaylığı: KKP sistemleri işletmenin tüm süreçlerini kapsadığı ve bütün bölümleri tek bir sistem altında topladığı için karmaşık bir yapıdadır. Arayüzler ergonomik ve anlaşılır tasarlanmamışsa kullanıcı ekranlar arasında kaybolabilir. KKP programının klavye kısayol tuşları içermesi de önemli bir avantajdır. İşletme süreçlerinde birçok form ve rapor kullanılır. KKP programları da zengin bir form ve rapor kütüphanesine sahiptir. Ancak bazı süreçlerde özel raporlara veya formlara ihtiyaç duyulabilir. KKP programları ihtiyaç duyulan formları ve raporları tasarlayabilmek için yeterli altyapıya sahip olmalıdır.
2.11. İş Süreçlerinin Düzgün İfade Edilememesi
KKP danışmanlarının en çok yakındığı konulardan biri işletmenin işi nasıl yaptığını bilmemesidir. İşletme öncelikle iş süreçlerine hâkim olmalı ve her işin nasıl, ne zaman, kim tarafından yapıldığı tanımlanmalıdır.
2.12. Proje Ekibinin Yanlış Seçilmesi
KKP proje ekipleri iki gruptan oluşur. KKP yazılım firmasının proje ekibi ve işletme tarafında yer alan proje ekibi. Bu iki ekip arasındaki uyum çok önemlidir. İşletme tarafında yer alan kişiler iş süreçlerine hakim, uyumlu ve tecrübeli olmalıdır.
2.13. Maliyetleri Öngörememe
KKP projeleri donanım, yazılım lisans, danışmanlık, eğitim, bakım, modifikasyon ve ek yazılım maliyetlerinden oluşur. Araştırmalara göre en erken 8 aydan sonra verim alınmaya başlanmakta ve bu süre 3 yıla kadar uzayabilmektedir.
Yazılım endüstrisi kaynakları araştırmalarına göre yazılım maliyetleri 1’e 8 oranında artabilmektedir. Başka bir deyişle yazılım satın almak üzere firmanın harcadığı her dolar, bu yazılımı yükleme aktivitesi için 8 dolara kadar çıkabilmektedir.[3]
2.14. Üst Yönetim Katılımının Olmaması
İşletmelerde yönetimin desteklemediği bir projenin başarıya ulaşması zordur. Sadece desteklemek de yeterli değildir. İhtiyaç duyulan asıl nokta üst yönetimin projeye aktif katılımının ve liderliğinin tüm çalışanlara açıkça gösterilmesidir. KKP sisteminin gerekliliğine ikna olamamış ve getirdiği kazanımların farkında olmayan yöneticiler projeye aktif katılım eğiliminde olmazlar. Diğer işletmelerde sağlanan başarı hikâyeleri örnek gösterilerek faydaları anlatılmaya çalışılmalıdır.
2.15. Yeni Sistemle Beraber Eski Sistemin De Kullanılmaya Devam Edilmesi
Bazı KKP projelerinde yeni sistemle beraber eski sistemin kullanımına da devam edilmektedir. Bu durumun bazı nedenleri:
Yeni sistemin tam olarak aktif edilememesi
Sistemin tam doğru çalışmaması
Kullanıcıların yeni sisteme alışamaması
Kullanıcıların yeni sisteme güvenememesi
Kullanıcıların yeni sistemi direnç göstermesi olarak ifade edilebilir.
Bu durum birçok sorunu da beraberinde getirmektedir:
Çift sistem demek ek işçilik demektir.
Veri tutarsızlıkları ortaya çıkabilmektedir.
Yeni sisteme tam destek sağlanamaz.
Kurumsallaşma sürecini yavaşlatır.
Veriye anında ulaşamama.
Yeni sisteme geçiş sürecini uzatır.
Entegrasyon sorunları ortaya çıkar.
3.KKP SİSTEMLERİNE GEÇİŞTE YAZILIM VEYA DANIŞMANDAN KAYNAKLANAN PROBLEMLER
KKP sistemleri uygulamalarında karşılaşılan sorunlardan bazıları yazılım veya danışmanlık firmasından kaynaklanmaktadır. Bu tip sorunlar işletmeden kaynaklanan sorunlardan sonra ikinci sırada gelmektedir. Bu bölümde yer alan sorunların bir kısmı yanlış yazılım seçiminden kaynaklanmaktadır. Bazı durumlarda ise işletme kendine en uygun yazılımı seçse bile birtakım sorunlarla karşılaşabilmektedir.
3.1. Kullanıcı Eğitimlerinin Ve Alıştırmalarının Yetersizliği
Çalışanların yeni sistemde başarılı bir şekilde çalışabilmesi için işlerini yürütmek için kullanacakları araçları etkin bir şekilde kullanabilmelidir. Sistemin etkin kullanımını sağlayabilmek için çalışanların eğitimine özen gösterilmelidir. KKP eğitimleri 2 aşamadan oluşmalıdır:
KKP Temel Kavramları Eğitimi: Kullanıcılar KKP sistemini kullanmaya başlamadan önce KKP’nin ne demek olduğunu ve temel kavramlarını öğrenmelidir.
Yeni Sistemin Kullanımı Eğitimi: Kullanıcılar KKP sisteminin temel kavramlarını öğrendikten sonra yeni sistemi nasıl kullanacaklarını öğrenmelidirler.
3.2. Modifikasyonların Sistemin Kurgusuna Zarar Vermesi
Başarılı KKP uygulamaları genelde minimum modifikasyonlar sonucu elde edilmiştir. Modifikasyonlar bilişim maliyetlerinin yükselmesine, kurulum sürelerinin uzamasına, yazılım firmasının sağladığı bakım ve güncelleme imkanlarından yararlanılamamasına sebep olur.[4]
3.3. Ek Yazılımların Sisteme Uyum Sağlayamaması
Ek yazılımlar, ana kurumsal yazılımın veya işletmenin kullandığı eski yazılımın dışında genelde diğer bir yazılımcıdan temin edilen yazılımlardır. İşletmeler ek yazılımları genelde ana yazılımda bulunmayan spesifik fonksiyonlara çözüm getirmek amacıyla tercih eder. [27] Ek yazılım kararları alınırken iyi düşünülmelidir. İstenilen fonksiyonun mevcut programla gerçekleştirilme olasılığı değerlendirilmelidir.
3.4. Yetersiz Danışmanlık Desteği
KKP sistemleri uygulamalarının her aşamasında profesyonel danışmanlığa ihtiyaç duyulmaktadır. Proje esnasında birçok sorunla karşılaşılır ve bu sorunların büyük bir çoğunluğu danışmanlık desteği ile aşılır. Herhangi bir nedenden dolayı danışmanlık desteği aksarsa veya hiç sağlanamazsa işler aksamaya başlar. Danışmanlık desteğinin yetersiz olmasına neden olan başlıca unsurlar:
Kaliteli ve Tecrübeli Olamayan Danışmanların Görevlendirilmesi
Yazılım Şirketinin Farklı Şehirde Bulunması
Yazılım Şirketinin İlgili Sektörde Tecrübesizliği
3.5.Yazılım Yetersizliği Ve Hataları
Yazılım sistemlerinde bir problem yaşanması doğrudan projeyi etkiler. Yazılım seçimi aşamasında hata yapılması durumunda aksaklıkların meydana gelmesi kaçınılmazdır. Ancak bazı durumlarda işletme doğru bir tercih yapmış olsa bile sorunlarla karşı karşıya kalabilmektedir. İşletmeler dinamik bir yapıdadır. Zaman sürecinde sisteme yeni ürünler, müşteriler, malzemeler ve tezgahlar dahil olmaktadır. Süreçlerde sürekli bir değişim ve gelişim görülmektedir. Bu değişim ve gelişmelere yazılım sisteminin de ayak uydurarak gerekli güncellemeleri sağlayabilmesi gerekir. Aksi takdirde gerçekte işleyen süreç ile bilgisayar sistemindeki süreç uyuşmamaktadır.
4.KKP SİSTEMLERİNE GEÇİŞTE KKP SİSTEMİNİN YAPISINDAN KAYNAKLANAN PROBLEMLER
KKP sistemleri uygulamalarında karşılaşılan sorunların bir kısmı ne işletmeden ne de yazılım sağlayıcısından kaynaklanmaktadır. Bazı sorunların kaynağı KKP sisteminin yapısıdır. KKP sisteminin yapısından kaynaklanan sorunları şu şekilde sınıflandırabiliriz:
4.1. KKP Sisteminin Esnek Olmayan Standart Yapısı
KKP sistemleri işletmelerin ihtiyaçları sonucunda tasarlanmış ve işletmelerden gelen geri beslemeler ile sürekli bir gelişim göstermektedir. KKP sistemlerinde birçok uyarlama ve modifikasyon imkanı olmasına rağmen sistemin etkin bir şekilde çalışabilmesi için işletmeler belirli standartlara uymak zorundadır. Ancak çoğu zaman bu standart yapıya uymak işletmeler açısından zor olmaktadır. KKP sisteminin standart yapısına uymak için birçok süreci değiştirmek ve geliştirmek zorundadır. Bu da işletmeye ek işçilik ve zaman gerektirir.
4.2 Yazılım Sisteminin Karmaşık Olması
KKP sistemleri işletmenin tüm süreçlerini kapsadığı için KKP sistemindeki her işlem diğer birçok işlemle bağlantılıdır. İşletmelerde kurulum aşaması tamamlandıktan sonra her şey kendi kendine işleyecek diye düşünülmektedir. Ancak uygulamaya geçince anlaşılmaktadır ki sistem çok karışık ve sistemin öğeleri arasında karmaşık ilişkiler var. Bu yüzden yazılım sisteminin kullanımını öğrenmek kullanıcılar açısından zor olmaktadır.
4.3. KKP Sisteminin Çok Fazla Veriye Ve Parametreye Gereksinim Duyması
KKP yazılımlarında işlemler birbirleri ile sürekli ilişki içerisinde oldukları için girilmesi gereken birçok değer vardır. Danışmanın bir değeri yanlış yere girdirmesi durumunda aylarca sürdürülen çalışma yanlış maliyet hesaplarına yol açabilir. Çok fazla veri girişi yapılması işlem süresini de uzatır ve programın kullanımını zorlaştırarak çalışanların programa alışmasını da geciktirir.
4.4. KKP Sisteminde Yapılması Gereken Çok Fazla İş Olması
Bir işletmede KKP projesine başlanıldığında işletme için en önemli konu KKP projesi olmaktadır. İşletme KKP projesine gereken önemi vererek ihtiyaç duyulan kaynakları ayırmalıdır. KKP projesinin başlamasından itibaren işletmenin yapması gereken birçok iş vardır. Özellikle proje ekibinin en önemli işi KKP sisteminin uygulanmasıdır. KKP projesini hayata geçiren bir işletmeyi, ihtiyaç ve süreç analizi, yazılım seçimi, yazılım modifikasyonu ve geliştirme, veri entegrasyonu, son kullanıcı eğitimleri, iş süreçlerinin geliştirilmesi gibi birçok zahmetli ve zaman alıcı işler beklemektedir.
4.5. KKP Sisteminin Girilen Verilerin %95 Civarında Doğru Olmasını Gerektirmesi
KKP sistemlerini çalıştırabilmek için birçok veriye ihtiyaç vardır. Bu verileri iki gruba ayırabiliriz: affedilebilen ve affedilemeyen veriler. Affedilebilen verilerin kesin doğru olması gerekmez. Affedilemeyen hatalarda ise çok küçük oranlarda hata kabul edilebilir. Bu tür verilerin doğruluk derecesinin çok yüksek olması gerekmektedir. Eğer istenen doğruluk derecesinde olmazsa KKP sistemine zarar verebilir.
Affedilemeyen veriler: [3]
Stok verileri. Stok verilerinin en az %95 oranında doğru olması gerekmektedir.
Açık siparişler ve açık satın alma emirleri.
Ürün ağaçları. Ürün ağacında yer alan malzemeler, malzeme miktarları ve ürün seviye verilerinin %98 oranında doğru olması gerekmektedir.
Rota tanımları. Ürünün üretilmesi için yapılması gereken işlemler, bu işlemlerin sıraları ve iş merkezleri verilerinin en az % 98 oranında doğru olması gerekmektedir.
Müşteri siparişleri.
Affedilebilen veriler:
Malzeme verileri
İş merkezi verileri
Talep tahminleri
4.6. Kurulum Süresinin Uzun Olması
Bir KKP sisteminin işletmenin tüm süreçlerine uygulanması en az bir yıl gibi bir zaman aralığında gerçekleşebilmektedir. Öte yandan bir küçük veya orta ölçekli işletmede bu süre iki yılı aşmışsa o projede yanlış giden bir şeyler var demektir.(s26) Kurulum süresinin bu kadar uzun olması birçok riski de beraberinde getirmektedir. Proje süresi çok uzun olduğu için proje planına uymak daha zor olmaktadır. Proje safhalarının ayrıntılı bir şekilde takibi de zor olmaktadır. İnsanlar projenin sonuçlarını ve kazanımlarını daha erken bir sürede görmek istemektedirler. Bu kadar uzun bir süre geri dönüş almadan bir proje üstüne çalışmak insanlara zor gelmektedir. Kurulum süresinin beklenenden fazla sürmesi nedeniyle çalışanların desteğinin kaybedilmesi sonucu başarısızlıkla sonuçlanan birçok uygulama örneği mevcuttur. Kurulum süresince KKP uygulamasının uzun süreli bir proje olduğu çalışanlara anlatılarak projeye olan inançları ve destekleri kaybedilmemelidir.
5. SONUÇ
Başarılı KKP proje örneklerine rağmen başarısızlık oranı da oldukça fazladır. Bu çalışmada işletmelerin tecrübelerinden, çeşitli tezler ve kitaplardan faydalanılarak işletmelerin KKP sistemlerinde karşılaştığı sorunlar analiz edilmiştir. Yaptığımız araştırmalar sonucunda KKP sistemlerinde karşılaşılan sorunların üç gruptan oluştuğunu belirledik: işletmeden kaynaklanan sorunlar, yazılım veya danışmanlık firmasından kaynaklanan sorunlar, KKP’nin yapısından kaynaklanan sorunlar. İşletmeden kaynaklanan problemler, KKP sistemlerine geçiş aşamasında birçok problemle karşılaşmış işletmelerin, KKP sistemlerine başarılı şekilde geçmiş işletmelerin ve KKP sistemine geçerken bir yazılım almış ancak aldığı yazılımdan başarı elde edemeyerek başka bir yazılıma geçiş yapan işletmelerin uygulamaları incelenerek tespit edilmiştir. Bu aşama ile işletmeler kendi yapılarından kaynaklanan problemleri, KKP yazılımına geçmeden önce öğrenebilecek ve geçişten önce gerekli tedbirleri alabileceklerdir. Yazılım veya danışmandan kaynaklanan problemler yine işletme ve danışman şirketlerle görüşülerek tespit edilmiştir. Bu kategoride işletmelere KKP sistemlerinin başarılı bir şekilde entegre edilmesi için, KKP projesini yürütecek danışman şirketin sahip olması gereken özellikler belirtilerek uygulamayı yürütecek olan danışmanlık şirketinin ve yazılımın seçiminde dikkat edilmesi gereken hususlardan bahsedilmiştir. KKP sisteminin yapısından kaynaklanan problemlerin belirlenmesinde ise işletmeler tarafından en çok tercih edilen KKP yazılımları belirlenerek yazılımın özellikleri incelenmiştir. İncelen özellikler ile yaşanılan problemler karşılaştırılarak bir KKP yazılımında olması gereken temel özellikler belirlenmiştir. Bu aşama ile işletmeler KKP yazılımına geçerken KKP yazılımında olması gereken özellikleri bilerek araştırma yapacaklar ve yapılarına en uygun KKP yazılımını seçebileceklerdir.
KKP sistemleri bir bilgisayar yazılımından daha fazlasıdır. KKP sistemi ile işletmeler bulundukları seviyeden bir üst seviyeye geçebilecekleri en doğru adımı atmaktadırlar. Bu adımı atarken de birçok problemle karşılaşabilmektedirler. Bu problemler daha karşılaşmadan tespit edilip ona göre tedbirleri alınırsa sorunsuz bir geçiş aşaması olabilir. Bu çalışmada bahsedilen problemler ise KKP sistemlerine geçişte yaşanılan en temel problemlerdir. Bu çalışma ile işletmelerden beklentimiz KKP sistemlerine geçmeden önce yaşanılan problemleri sunduğumuz bu çalışmadan faydalanarak görmeleri ve kendilerinin de aynı problemlerle karşılaşmamaları için gerekli önlemleri almalarını sağlamaktır.
KAYNAKLAR
1.Turbide, D. “What Every Manager Needs To Know About MRP”. Manufacturing Systems. Vol. 8. ABI/INFORM Global. p. 46, 1990.
2.Toomey, John W. “Mrp-II: Planning For Manufacturing Excellence”, Chapman and Hall, p. 5, 1996
3.Wallace, Thomas F. And Kremzar, Michael H. “ERP: Making It Happen”, John Wiley & Sons Inc, 2004
4. Somers, T. And Nelson, K. “A Taxonomy Of Players And Activities Across The ERP Project Life Cycle”, The University Of Tampa, USA, 2002
Hazırlayanlar
SAKARYA ÜNİVERSİTESİ
Endüstri Mühendisliği Bölümü
Levent ŞEKER
Sefa DUMAN
