Bir Girişimcinin ERP Hikayesi

Bir gün bir girişimci bir iş yapmaya karar verir. Aklına gelen iyi bir fikir, bunu hayata geçirebilmek için de biraz enerjisi vardır.
Çok çalışır, yanındakileri organize eder ve çarklar dönmeye başlar. Sonra talih ona yardım eder ve işleri büyüme yoluna girer, bu sıralarda şirketinde kullanılmakta olan bilgisayar yazılımının ismini bile bilmiyor olma ihtimali % 90′dır. Sonraları bazıları ona yazılımı, bilgisayar sistemini değiştirmek gerektiğini söylemeye başlar ancak işler büyümekte, satışlar artmaktadır; şimdi bunlar ile ilgilenilecek zaman değildir.
Büyüme dönemleri bir şirket için ERP projesini konuşacağı dönem değildir, sonra bir gün aşağıdakilerden biri veya bir kaçı olmaya başlar :
- İşler biraz azalmış, kasada bulunan nakit para kıtlaşmıştır. Patron fabrikayı gezerken bir köşede bir miktar atıl duracağı belli olan malzemeler görür ve onların peşine düşer, kim aldı, ne zaman alındı, kim onayladı falan gibi ufak çaplı bir gerginlik yaşanır.
- Bir müşteri kendisine yapılan teslimatın gecikmesinden şikayetçi olur, eskiden de bu tip olaylar olmaktadır ancak çok sipariş geldiği için umursanmamaktadır, ancak şimdi işler azalmış ekmek aslanın ağzına girmiştir. Gecikmenin sebebi satış ile üretim arasında yaşanan bazı kopukluklar olduğu anlaşılır, patron bir daha olmasın diye talimat verir (bu işler talimat ile olsa ne güzel olurdu).
- Firma her geçen gün biraz daha fazla krediye ihtiyaç duymaya başlar, satışlar ise o kadar azalmamıştır, kanayan bir yara var ancak acaba nerede ?
- Büyük müşterilerden birisi ona bilgi sistemini kendisine de açmasını, bazı takipleri sormadan yapmak istediğini söyler. Bu da nereden çıkmıştır, müşterinin aklına bunlar niye gelmektedir, şimdi ne yapılacaktır ?
- Şirketinde bölümlerin sayısı artmıştır, her toplantıda her bölüm kendi raporu ile masaya gelip diğerinin hatalı kendisinin doğru olduğunu söylemektedir. Patron bu işten sıkılmıştır, onu kimin haklı olduğu ilgilendirmemektedir, bu gidişin sonunda şirketinin zarar göreceğini derinden hissetmektedir.
En sonunda şirket bunları çözebilmek için bilgi sistemini yenilemeye, ERP kod ismi ile konuşulan yazılımlardan birini almaya karar verir. Yeni yazılım onları toparlayacak, bu aksiliklere bir son verecektir …
Hem şirketin içinde hem de yazılımcı firmalar ile bir dolu görüşme, hararetli toplantı, evet bunu yapmalıyız çünkü başka çaremiz yok, başlangıçta yorulacağız ancak ileride çok iyi olacak, gerekirse gece gündüz çalışırız falan gibi konuşmaların ardından yazılımlardan bir tanesine karar verilir.
Bu arada da yazılımcıya sorulur : Ne kadar sürede devreye alırız ? Yazılımcı ise şu veciz cevabı vermiş olabilir : Bu size bağlı ? Diğer bir deyimle bunun yazılım ile ilgisi yokmuş, ne güzel, demek ki her şey kontrol altında.
İlk heyecan ile şu zamanda bilgisayarlar gelir, şu tarihte program kurulur, 15 gün sonra kodlar açılır falan gibi bazen oldukça güzel grafiklendirilmiş bir iş planı yapılır …
Bu noktadan sonra düşük bir ihtimalle işler planlandığı gibi yürür. İlk hedeflenen noktaya ulaşıldığında çalışmaya kendiliğinden bir ara verilir … bu ara uzun sürebilir. Daha sonra bir yazılım alındığı tekrar hatırlanır … Yüksek ihtimalle yazılımcı veya danışman ekip masaya geldiğinde ilk başta ahret sualleri soranların bir kısmını göremez, onlar ya çok meşguldür ya da artık bu konu ile ilgilenmemektedirler, belki de artık hiç yokturlar …
Şimdi masada başka bir ekip vardır.
Neyse proje başlar ancak gecikmeler ardı ardına gelir. Bilgisayarları kuracak olan kişiler niçin öyle istendiğini, kendilerinin daha önce de ERP yazılımları için sistem kurduklarını ancak böyle yapmadıklarını söyleyebilirler. Ekip üyelerinden biri daha önce bir ERP yazılımı kullanmıştır, bu program niye ona benzememektedir diye sorgular. Kodlama gözden geçirilmeli midir, niye işler başladıktan sonra yapılmıyor ki ? Bu kadar bilgiyi kim işleyecek, kimin bu kadar boş vakti olabilir ki ? Program niçin olmayan malzemenin irsaliyesini kesmesin ki, nasıl olsa gerçekte var, sonra da bilgisayara yazarız, hatta niye girişi otomatik kendisi yapmıyor ki ? Maliyeti hesaplamak için bütün girişlerin tamam olmasını beklemek çok sıkıcı, eskiden bunu muhasebemiz bize hiç sormadan ne güzel yapardı, niçin şimdi olmuyor ? Planlama için bu kadar uğraşana kadar ben zaten elimle yaparım ? Bizim satınalma bunu asla yazmaz, biz boşuna uğraşıyoruz ….
ERP projeleri ile yeterince zaman harcamış 3 kişiyi yan yana getirin sonra da onlara yaşadıklarını sorun, onlar size sayfalar dolusu bahane listesi vereceklerdir.
Peki niçin böyle oluyor. Bunca yıldan sonra işte kendimce bulduğum cevaplar :
* ERP Projesinin en eğlenceli safhası satınalma sürecidir. Bu dönemde yaşanan yüksek katılım veya konsensüs tamamen yanıltıcıdır.
* Şirketler kendi iş sistemlerini çok severler, ERP işini konuşurken elbette değişmeliyiz derler ama gönüllerinde bu yoktur. ERP Projesi bir şirketin iş süreçlerinin üzerinden geçmesi için bir fırsattır ancak şirketler bunu genellikle sonraya erteler ve önce mevcut durumu yazılıma aktarmaya çalışırlar.
* Yeterince iyi bir yazılım tercihi yapılmamış olabilir. Bu durumda geliştirilmesi gereken çok sayıda konu ortaya çıkar ve nasıl yapılacağı belli bile değildir. Enerji giderek azalmaktadır.
* Şirketin vizyonunda olmayan bir iş mecburen yapılmaktadır. Bu proje şirketin hiç bir öncelik listesinde bulunmamaktadır.
* Horozu çok olan köyün sabahı geç olur atasözü hayata geçer. Horoz sesini duyan ama uyanmak istemeyenler nasıl olsa bir horoz daha vardır diye beklemeye başlar.
Kısacası ERP projeleri oldukça öğreticidir, eğlenceli de olabilir.

kaynak : www.cengizpak.com.tr