İnşaat sektörü için ERP zamanı

İnşaat sektörünün bugünkü ihtiyaçlarını ve beklentilerini göz önüne alıp, ERP yazılımlarının da geldiği noktayı düşündüğümüzde aslında ERP yazılımlarının inşaat ve taahhüt sektöründe çok daha etkin bir rolü olabileceğini görüyoruz. Bu yazıda temel olarak aşağıdaki soruya beraber cevap arıyor olacağız;

Sizce de inşaat sektörü için ERP yatırımının vakti gelmedi mi?
İnşaat Sektörü Dinamikleri
Her şeyden önce inşaat sektörü proje tabanlı çalışan bir endüstridir ve bu nedenle diğer üretim endüstrilerinden çok farklı iş süreçlerine sahiptir. Alınan her iş aslında yeni bir projedir. Kimi zaman aynı kimi zaman farklı kaynaklar ile planlanabilen, bazı noktalarda standartlaşabilen ancak birçok noktada proje bazlı özelleşen iş süreçlerine sahip bir yapı içermektedir.
Farklı coğrafyalarda yer alabilen şantiyeler, depolar ve merkezi birimler ile çok lokasyonlu bir yapıya sahip olan sektörde tüm bu birimlerin koordinasyonu da ciddi bir önem taşımaktadır. Üstelik birçok projede çok sayıda alt yüklenici ile çalışılmaktadır. Bu da sadece birimler arası koordinasyon değil aynı zamanda müşteri, ana yüklenici ve alt yükleniciler arasında da bir koordinasyonun sağlanması gerekliliğini ortaya koymaktadır. Bu karmaşık yapı da iş programının oluşturulması ve daha önemlisi takibi konusunda sıkıntılara yol açmaktadır.
Çoğu kez uzun proje süreleri (özellikle değişken ekonomik yapılarda) bütçeleme ve maliyet takibinde isabetli tahminlerin yapılmasını zorlaştırmaktadır. Bununla beraber birçok firma farklı büyüklüklerde makina parklarına sahiptir ve bu makinaların bakım&onarım süreçleri, yakıt giderleri ve sigorta, amortisman gibi giderlerinin takibi birçok sektörden çok daha kritik bir önem taşımaktadır.
Sektörün bu yapısal özellikleri nedeni ile mevcut yazılımlar kapasitelerini doldurmuş, bahsedilen süreçlerin planlanmasında ve takibinde oluşmaya başlamıştır.

Tüm bu sıkıntıları doğuran ve kullanılmakta olan yazılımları çaresiz bırakan etken nedir?
Temel problem, zaman içerisinde sektörün gelişmesi, firmaların daha çok sorumluluk alması ve şirketlerin birçok iş sürecini aynı anda yürütmek istemesidir. Bu da inşaat şirketlerinin iş süreçlerinde entegre olması gerekliliğini beraberinde getirmektedir. Kullanılmakta olan geleneksel yazılımlar kendi süreçlerinde nispeten ihtiyacı karşılayabilmektedir ama tam da bu noktada, yani entegrasyona ihtiyaç duyulduğunda maalesef çaresiz kalmaktadır.
İnşaat firmaları artık entegre peki ya yazılım alt yapısı?
Firmanızın organizasyon yapısına baktığınızda, birçok farklı departmanınızın olduğunu ve tüm bu departmanların farklı yazılım alt yapılarını kullandığını göreceksiniz.
Peki, finansal bir rapor almak istediğimizi düşünelim. Birçok noktadaki bu özel çözümlerin uzun süreçler alan çalışmalar ile birleştirmeye çalışırız. Pek çok kez verinin yetersizliği ve tutarsızlığı nedeni ile de belirli tahminler ve kabuller yaparak bir takım sonuçlara ulaşmaya çalışırız. Bir hakediş hesaplaması yapmak istediğimizde kaç kez verileri düzenlemek ve belirli rakamları tutturmaya çalışmak zorundayız? Ancak tüm bu çalışmaların sonucunda elde edebileceğimiz proje karlılığı ne kadar güvenilir ve ne kadar güncel olacaktır?
İstenen gerçek zamanlı veriye, tüm bu farklı yazılım alt yapılarının verimsiz bir şekilde birleştirilmesi nedeni ile zamanında ulaşılamaması birçok sektörde yöneticiler için ciddi memnuniyetsizlikler oluşturmaktadır. Çözüm birbirinden bağımsız çalışan bu departmanları bir araya getirebilecek ve aynı veritabanı üzerinde çalışan bir ERP yazılımından geçmektedir. Tüm bu departmanları tek bir kurum verisi anlayışında, tek bir platformda buluşturmakla, projenin finansal ve operasyonel pencerelerinden gerçek zamanlı verilere ulaşmak mümkün olabilmektedir.
Bu tip platformlar maliyet/ fayda değerlendirmeleri için kritik önem taşımaktadır. Geleneksel olarak taşeron ya da saha mühendisleri yapılan işi çıkartır, muhasebe departmanı da faturaları inceleyerek bir maliyete ulaşmaya çalışır. Ancak bu iş ciddi bir zaman ve çaba gerektirir. Üstelik bir problemin düzeltilmesi gerektiğinde, belki de sorumlu olan kişi bundan haberi olan son kişi olacaktır. Ancak tüm bu değerlendirmeler ERP tabanlı bir sistem ile yapılırsa, istenilen herhangi bir zamanda sağlıklı finansal verilere ulaşmak mümkün olabilmektedir. Bu, sürecin öngörü ve tahminler yerine gerçek zamanlı ölçüm değerlerine dayalı iş ilerlemelerinin hesaplanmasından elde edilmesini sağlar.

İnşaat sektörü için ERP yazılımları tam olarak ne sağlamaktadır?

ERP sistemleri öncelikle tüm departmanları aynı yazılım platformu üzerinde tek bir veritabanında buluşturmaktadır. Her departman sanki kendi yazılımı ile çalışıyormuş gibi kendi süreçleri için hazırlanmış ekranlar üzerinden çalışır. Ancak oluşan tüm veriler kurumsal kimlik anlayışı ile tek bir ortak dilde değerlendirilir. Her bilgi kaynağında bir kez tanımlanır ve tekrar tekrar aynı bilginin farklı departmanlarda girişinin önüne geçilmiş olur. Tüm bu yapılanmanın sonucunda istenilen raporlara anında ulaşmanızı sağlar. Üstelik çıkan raporlar güncel ve tamamen güvenilir raporlar olacaktır.
Şantiyeler, depolar, merkezi birimler hatta müşteri ve tedarikçileriniz ile ERP sistemi üzerinden entegre olarak zaman kayıplarının önüne geçmenizi ve oluşabilecek problemleri henüz oluşmadan fark edip önlem alabilmenizi sağlayacaktır.
Sonuç olarak ERP yatırımı kurumsal hafızanızı oluşturacak, süreçlerinizin çok daha etkin yönetilmesini, her seviyede istenilen raporlara güncel ve çaba sarf etmeden ulaşmanızı ve pazardaki fırsatları kolaylıkla değerlendirmenizi sağlayacaktır.
ERP yazılımınız nasıl olmalı?
Bir ERP yatırımı yapmak istediğinizde, piyasadaki ERP yazılımlarını nasıl değerlendirmeniz gerekir? Öncelikle firmanızın 5 yıl önceki durumu ile şu andaki durumunu bir düşünelim. Muhtemelen farklı yapılanmalar ve farklı iş süreçleri karşımıza çıkacaktır. Zaten elimizdeki yazılımları çaresiz bırakan da aslında bu değişimdir. Öyleyse alacağımız yazılım bugünkü tüm ihtiyaçlarımızı karşılamakla kalmamalı aynı zamanda gelecek ihtiyaçlarımıza da cevap vermeli. Bu durumda aradığımız yazılım hem süreçlerinizi ele alışı ile hem de yazılım alt yapısı ile dinamik ve değişime açık bir yazılım olmalıdır.
Öte yandan inşaat sektörünün proje tabanlı bir endüstri olduğunu düşünürsek, ERP yazılımının da proje tabanlı endüstriler için proje tabanlı çözümleri olmalıdır. Standart üretim modelleri için tasarlanmış ERP yazılımı ile bu sorunu çözmeye çalışmak, size yine bitmeyen ve verimsiz yazılım projeleri olarak geri dönecektir.
Bir diğer önemli kriter ise yazılımın kullanım kolaylığı olmalıdır. Merkez ofis, şantiyeler ve depo yapılanmalarını düşündüğümüz zaman bilgisayar yatkınlığı konusunda farklı seviyelerdeki insanları aynı platformda buluşturmak istediğimizde yazılımın tüm seviyelerdeki kullanıcılara hitap etmesi önemlidir.
ERP seçimi birçok seçim kriteri olan ciddi bir süreçtir. Ama yukarıda bahsettiğimiz temel kriterleri sağlayan bir ERP yatırımı yaptığınızda bunun amaçlarınıza hizmet edeceğinden, geri dönüşümü olan bir yatırım olacağından emin olabilirsiniz.
İnşaat sektörünün günümüzde geldiği noktayı, bu noktadaki problemlerini ve mevcut yazılımlar ile harcanan çabayı ve elde edilen sonuçları bir kez daha düşünelim. Öte yandan ERP yazılımlarının sunduğu fırsatları da aklımızda tutalım ve yazımızın başında sorduğumuz şu soruya kısa bir cevap verelim;
“İnşaat sektörü gelişiyor. ERP yazılımları gelişiyor. İnşaat firmalarının ERP’ ye geçmesi için bundan daha iyi bir zaman olamaz”